L’usage d’entreprise est une pratique habituellement suivie dans l’entreprise qui permet aux salariés de bénéficier d’avantages supplémentaires par rapport à ce à quoi ils ont droit en vertu de la loi, de la convention collective ou de leur contrat de travail. 

Il peut par exemple s’agir du versement d’une prime de 13^e mois, d’une journée donnée au salarié lorsqu’il déménage, de jours de congés payés supplémentaires, etc. 

À force d’être répété, l’avantage finit par devenir obligatoire pour l’employeur, bien qu’il n’y en ait aucune trace écrite nulle part, ni dans la convention collective, ni dans l’accord d’entreprise, ni dans le contrat de travail des salariés. 

Cependant, n’importe quelle pratique ne donne pas nécessairement naissance à un usage d’entreprise.

D’après la jurisprudence, il doit s’agir d’une pratique constante, générale et fixe : 

• générale, ce qui signifie qu’elle doit bénéficier à l’ensemble des salariés de l’entreprise ou à une catégorie de salariés (ouvriers, employés, cadres, travailleurs postés, etc.). Un avantage octroyé ne sera pas un usage lorsqu’il ne profite qu’à un seul salarié ; 
• constante, ce qui signifie qu’il faut qu’elle se soit répétée un certain nombre de fois. Il n’existe pas de minimum, ni de maximum. Mais l’octroi de l’avantage ne doit pas dépendre de la volonté discrétionnaire de l’employeur et ne doit pas être qu’occasionnel. Par exemple, le versement d’une prime de fin d’année pendant 3 années consécutives aux salariés ayant 6 mois d’ancienneté suffit pour caractériser la constance de la pratique. Il en est de même du repos compensateur octroyé au personnel, pendant 6 ans, chaque fois qu’un jour férié a coïncidé avec un jour de repos normal dans la semaine ; 
• fixe, ce qui signifie que l’avantage octroyé au salarié doit avoir une certaine fixité dans son montant ou dans ses modalités de calcul ainsi que dans ses conditions d’attribution.

À titre d’exemple, un usage pourrait être le versement d’une prime représentant 1 % du chiffre d’affaires (fixité) répartie entre les salariés du service RH (généralité) au mois de décembre, depuis 3 ans (constance).

Il n’est pas toujours évident de répertorier les usages d’entreprise, d’autant qu’ils sont généralement non écrits. Les représentants du personnel feront donc souvent appel aux salariés ayant de l’ancienneté dans l’entreprise car ils en sont la mémoire vivante.

On en trouve aussi trace dans les bulletins de salaire, notamment pour ceux relatifs au salaire ou aux congés payés supplémentaires.

Les procès-verbaux de comité d’entreprise et les comptes rendus des délégués du personnel sont aussi une source non négligeable, d’où l’intérêt de bien les archiver !