Sylvie Thibault-Ferrien le17/07/2019 à 08:26 pour la rédaction des Éditions Tissot

Tout le monde a le droit à l’erreur et l’entretien de recadrage permet justement de faire le point sur ces erreurs. Le but n’est pas que le manager puisse simplement dire ce qu’il a dire, mais que le collaborateur entende, comprenne, échange et qu’il en tire des conséquences ou qu’il s’engage sur des axes d’amélioration. Le message retenu sera à la hauteur de ce qui a été dit. Dans cet acte, le manager doit garder sa crédibilité.

L’entretien de recadrage doit respecter trois grandes étapes et chaque étape conditionne la réussite des autres.

Préparer l’entretien

Prendre le temps d’analyser la situation à tête reposée et se poser certaines questions en amont :

• quel est le message à faire passer ?
• comment le faire passer ?
• à quel moment le dire ?
• qu’est-ce qui doit être retenu à la fin ?
• quels seront les engagements à prendre ?
• quelles sont les conséquences si rien n’est fait ?

Se préparer efficacement, c’est développer sa créativité en instaurant une préparation mentale. Se mettre à la place de l’autre afin d’anticiper toutes les réactions possibles, noter les questions et les points à aborder durant l’entretien pour ne rien oublier.

Prendre en considération d’autres indicateurs qui peuvent influencer l’entretien, comme notamment le fait de se mettre dans un lieu au calme. En termes d’horaires, éviter les lundis matin et les vendredis après-midi, l’heure des repas, le matin en arrivant, le soir en partant et respecter l’horaire donné.

Mener l’entretien

L’efficacité d’un entretien passe aussi par l’état d’esprit du manager. Pour cela, le manager doit absolument proscrire les jugements de valeurs, se préparer au « pire » et respecter les réactions émotionnelles. L’entretien doit suivre un fil conducteur :

• INTRODUIRE : présentez le contexte, la mise en œuvre du déroulement, les sujets à aborder, faites des phrases courtes, accompagnez d’une formule de politesse, posez le cadre en annonçant la durée de l’entretien ;
• EXPRIMER ET FAIRE EXPRIMER : les besoins, le résultat, les visions, les attentes, les objectifs, les axes d’amélioration. A ce stade, restez factuel, de quoi voulez-vous parler, quel est l’objectif (comment, quoi, qui, où, quand, pourquoi, etc.) ;
• QUESTIONNER : posez des questions pour donner la parole au collaborateur, répondez à ses questions, clarifiez si nécessaire, laissez-le s’exprimer. C’est le moment de l’entretien le plus important. Dans cette phase, l’échange et le dialogue doivent être de mise ;
• RÉSUMER – S’ENGAGER : demandez au collaborateur ce qu’il en retient. Reformulez au besoin. Assurez-vous de son engagement. Cette étape est aussi importante que les autres, l’oublier ferait échoir les étapes précédentes. Fixez les actions à venir et les prochaines dates à planifier si nécessaire ;
• REMERCIER – VALORISER : développez de la bienveillance, terminez par une note sympathique, il y a toujours quelque chose de positif à dire et conclure.

Suivre ce qui a été dit

Faites le point régulièrement avec le collaborateur afin de valider les engagements pris, sans attendre un nouvel écart de comportement.

Ne confondez pas entretien de recadrage et entretien de sanction. Si l’employeur décide de convoquer un salarié à un entretien préalable pouvant déboucher sur une sanction, il est dans l’obligation de respecter une procédure légale. La sanction est une observation écrite, sauf en cas de sanction mineure comme un avertissement. Le droit du travail, les conventions collectives, le règlement intérieur prévoient la procédure à respecter.

Durant l’entretien de recadrage, le manager doit être dans la capacité de montrer l’exemple, être authentique dans ses relations, adopter un langage vrai et sincère et faire preuve de reconnaissance.